2012 Algemeen Jaarverslag SAZ

 

Inleiding:

Dit jaarverslag zal alleen de maanden oktober, november en december beslaan van 2012. In de maanden voorafgaand aan oktober 2012 werd de stichting geleid door een ander bestuur. Op 28/10/2012 trad het nieuwe bestuur aan. Gezien de op handen staande grote wijziging in structuur en functioneren van de stichting en de hierbij passende aanpassingen in besteding van de beschikbare gelden (zie navolgend) zal dit jaarverslag uitgebreider zijn dan een strikt financiële verantwoording. Dit om volledige openheid van zaken te garanderen in de genomen (financiële) besluiten bij overname van de stichting door het nieuwe bestuur. De besluiten zoals in navolgende beschreven wordt, zijn genomen in goed onderling overleg en met goedkeuring van zowel Erwin van der Meer als het nieuwe bestuur op 28/10/2012.

Op vraag kunnen de financiële stukken van de periode januari 2012 tot en met september 2012 (stichting onder leiding van vorige bestuur) openbaar gemaakt worden.

De stichting is overgenomen door:

  • Voorzitter: Peter Stael
  • Adviserend bestuurslid : Hannele Abelmann
  • Penningmeester: Bert Boonen
  • Secretaris: Hananja Boonen

Algemeen:

Werkzaamheden stichting:

  • Ondersteunen van zendelingen in het verspreiden van het evangelie in Afrika en het ondersteunen van projecten welke onder supervisie staan van de zendelingen

Fondsenwerving:

  • Saz heeft een reeds bestaande achterban die giften doneren. Toekomstplan: zie verder in het verslag.

Beheer en besteding van het vermogen:

  • Beheer en besteding van het vermogen wordt geregeld door de leden van het bestuur. Wijzigingen in besteding van de fondsen worden vastgelegd in bestuursbesluiten conform de statuten.

Afspraken/beleidsplan:

Ten tijde van het aantreden van het nieuwe bestuur, zijn de volgende afspraken gemaakt mbt activiteiten en organisatie van Stichting Afrika Zending:

  • Essentiële werkmethodes nieuwe bestuur
    • Statuten:
      • Interpretatie van de statuten artikel 3 lid 1: geïnterpreteerd als mogelijkheid van stichting om zowel zendelingen afkomstig uit Nederland als zendelingen afkomstig van buiten Nederland (maar gezonden vanuit Nederlandse gemeentes) te ondersteunen.
    • Tekeningsbevoegdheid
      • Alle notulen en besluitvormingen etc. worden ondertekend door voorzitter en secretaris cq financiële stukken door voorzitter en penningmeester tijdens algemene vergaderingen
      • Algemene vergaderingen 2x per jaar gehouden, verder telefonisch contact en contact per mail als besluiten tussentijds genomen moeten worden. Deze besluiten worden dan retrospectief bekrachtigd.
      • Notulen worden verstuurd naar alle leden van het bestuur ter goedkeuring
      • Notulen worden op papier uitgeprint en bewaard.
  • Werkmethode in het veld:
    • Projecten worden geleid door Erwin van der Meer.
    • Sevana Munjanja (dochter van Erwin) en echtgenoot Shingayi Munjanja (hierna in verslag vermeld als S en S) zullen zorg gaan dragen voor lopende projecten. Erwin zal zich, op eigen wens, in de loop van de tijd gaan terugtrekken. Erwin is voornemens om te zoeken naar eigen inkomsten om tegen oktober 2013 financieel onafhankelijk te zijn van de stichting.

Toekomstperspectief stichting

  • Erwin geeft aan dat hij het liefst wil dat de stichting alleen projecten ondersteunt en niet de persoon zelf. Hiervoor zal een overgangsperiode noodzakelijk zijn, maar op termijn van +/- 1 jaar zou dit verwezenlijkt moeten worden.
  • Professionalisering stichting gewenst door zowel Erwin als leden van bestuur.
  • Ook meerdere zendelingen kunnen ondersteunen. Bv Sevana die direct door de stichting kan worden ondersteund en direct verantwoording aan het bestuur aflegt en niet via Erwin. Dus lange termijn doelstelling niet meer uitsluitend ‘Erwins’ stichting, maar stichting van bestuur met Erwin als ‘werknemer’. Als dan geld binnenkomt met label ‘Erwin’à naar Erwin. Als financiën met andere labels binnenkomen ànaar die persoon of dat project.

Communicatie in kader van professionalisering stichting

  • In publieke uitingen die hun weerslag kunnen hebben op het ‘welzijn’van de stichting zo veel mogelijk zorgvuldig communiceren. Doel: bestuur en daarmee stichting niet in moeilijke situaties dwingen waarin het onmogelijk wordt om naar de achterban volledige verantwoording af te kunnen leggen. Omgekeerd geldt ook: bestuur heeft geen bemoeienis met privézaken van Erwin.
  • Afspraken: Openheid van zaken. Zoveel mogelijk professioneel en privé binnen stichting scheiden.
  • Nieuwsbrief wordt straks door S en S geschreven, niet meer door Erwin.
  • Nieuwsbrief door bestuur: eventueel vertellen welke projecten er zijn en vragen voor labelen van het geld, zodat het duidelijk is waar het heen moet.

Fondsenwerving

  • Tzt spreken door de mensen in het veld (Erwin en S en S) in de gemeentes in Nederland.
  • Mogelijk start advertenties bladen Visie, Uitdaging, Opwekking, etc.
  • Mogelijk aanspreken achterban ouders van Erwin.
  • Contact maken met nieuwe gemeentes via advertenties in bovengenoemde bladen?

Projecten, actuele stand van zaken:

  • Meisjestehuis ex-prostituees (Blantyre girls home): woord en daad zorgt voor de running costs. Sevana zal wel 1x/week tehuis bezoeken en zodoende een superviserende rol vervullen. SAZ heeft behalve laatstgenoemde geen actuele financiële verplichtingen hierin. DUS: op dit moment enkel ‘toezicht houden’. Woord en daad verwacht ook dit toezicht van SAZ.
  • Meisjestehuis ‘heksenkinderen’ (CCC): supervisie en geestelijke counseling (deze is nu uitbesteed aan een Nederlandse zendelinge (Truus Ringelberg (Agogo)). Financiële verplichtingen: 40 euro per maand voor zendelinge. Running costs: door woord en daad.
  • Jongenstehuis: Mr. Phiri zorgde daarvoor. Door overlijden van laatstgenoemde nu weinig zicht op gang van zaken en op actuele financiële situatie. Financiële middelen kwamen uitsluitend via Across-Outreach, niet via SAZ. Erwin heeft inmiddels al wel contact opgenomen met woord en daad of zij geïnteresseerd zijn in tevens financieren van deze running costs (idem aan meisjestehuizen). Afgesproken wordt om zo snel mogelijk inzicht te krijgen in financiele situatie van dit tehuis en een goed toekomstplan te garanderen.

Financieel overzicht:

Algemeen:

Actueel probleem: terugloop financiën

  • t/m sept: tekort van 9000 euro. Zit in hogere uitgave, maar ook door lagere inkomsten. Mn Aug/sept/okt zeer sterke daling van inkomsten. Blijft ongeveer 30% van de inkomsten over (om en nabij 1650 euro per maand). Belangrijkste reden: stoppen van: Rafael gemeente Almere, vergadering gelovigen Apeldoorn, Morgenstond enenkele particulieren.
  • Totale financiële buffer stichting: tussen 20.000-30.000 euro op rekeningen ING. Hiervan staat 7000 euro voor projecten vast.
  • Erwin gaat ervan uit dat het maximaal een jaar duurt voor hij financieel onafhankelijk is van de stichting (zie bovenstaande). Mocht dit niet lukken, dan geeft Erwin aan mogelijk terug naar Nederland te willen gaan en vraagt uitkering aan etc.

Uiteindelijk besluit mbt financiën, gezien bovenstaande problematiek:

  • Onderhoud en onkosten Erwin: 900 Euro (700 euro onderhoud, 200 euro onkosten)
  • 100 euro voor onderhoud auto gaat naar S en S. S en S moeten bonnetjes bewaren in dit kader.
  • Huur/onderhoud/bewaking AOMC (huisvesting fam. van der Meer Malawi): 350 euro à wordt nu beheerd door S en S
  • Fondsenwerving: 100 euro, blijft gereserveerd op rekening SAZ.
  • Onderhoud S en S (gift voor vergoeding werkzaamheden): 500 euro (25 uur per week).
  • Onkosten S en S: 100 euro.
  • DUS: Totaal uit 2050 euro/maand verspreid over verschillende rekeningen
    • 900 euro:erwin
    • 1050 euro: S en S. Start hiermee eind nov 2012 rond de 20ste.
    • 100 euro:in eigen beheer voor fondsenwerving.
  • ‘Ongelabeld’ geld mag voor projecten gebruikt worden waar de hoogste nood is en zoals bestuur dit besluit.
  • Alle verzekeringen worden verzameld en overgeheveld naar Erwin. Komt in eigen beheer Erwin.

Overzicht balans en staten van baten en lasten:

 Boekjaar 2012:

 Het boekjaar van 2012 onder leiding van het huidige bestuur loopt van 01/10/2012 t/m 31/12/2012. Onderstaande bedragen zijn over deze periode genomen.

Inkomsten:

De totale inkomsten in 2012 van bovengenoemde maanden waren: 7887, 34 euro

Uitgaven:

De totale uitgaven in bovengenoemde maanden van 2012 waren: 8760,60 euro

Deze zijn besteed aan:

  • Maandelijkse betaling volgens bovenstaande afspraken
  • Stichting Kind in Malawi
  • Onkosten Stichting
  • Kamer van Koophandel
  • Verzekeringen
  • Onvoorziene/eenmalige uitgaven
  • Bankkosten/betalingsverkeer

Balans:

Op 31/12/2011 stond de balans op – 873.26 euro wanneer puur gekeken wordt naar de in- en uitgaven.

Het totale saldo van de stichting stond op 31/12/2012 op: 28.482,98 euro.

In bijlage het financiële overzicht toegevoegd met hierin de specificaties van inkomsten en uitgaven. Overzicht van bankafschriften van het betalingsverkeer kan opgevraagd worden bij het bestuur.

Begroting 2013 (per maand):

Erwin onderhoud:                               700

Erwin onkosten:                                  200

S en S  onderhoud:                              500

S&S onderhoud auto:                         100

S&S onkosten:                                    100

Huur/onderhoud/bewaking woning:   350

Fondsenwerving:                                100

Onvoorzien/eenmalig:                        0

Onkosten stichting:                             0

PR:                                                         0

kamer v. koophandel:                         0

bankkosten:                                         0

betalingsverkeer:                                0

totaal                                                   2050, over 12 maanden à 24600 euro begroot voor 2013

 

Er is nog geen begroting gemaakt voor onkosten stichting/betalingsverkeer etc. Aankomende maanden wordt bekeken hoeveel dit gemiddeld is en kan dat mee genomen worden in de begroting.

Dit verslag is goedgekeurd door ondergetekenden en mag openbaar gemaakt worden.